Já parou para pensar em quantos e-mails são enviados por você diariamente no dia a dia do trabalho? Você utiliza e-mail profissional para se comunicar no seu escritório?

 

Esses questionamentos são fundamentais para entendermos a diferença entre um e-mail profissional e um e-mail de conta gratuita, como Gmail, Yahoo ou Hotmail. Afinal, você sabe qual é o tipo ideal de e-mail para escritório de arquitetura?

Vamos descobrir? Vem com a gente!

Qual a diferença entre um e-mail profissional e um de conta gratuita?

A maioria das pessoas utilizam o e-mail como a principal forma de comunicação online e optam pelas contas gratuitas que são feitas pelo Gmail, Yahoo e Hotmail. Através do e-mail pessoal é possível participar de promoções, tratar de assuntos particulares ou até mesmo marcar aquela reunião com os amigos de longa data.

Já com o e-mail profissional é um pouco diferente. Ele é o tipo ideal de e-mail para escritórios de arquitetura e deve ser usado para tratar de assuntos corporativos. Por exemplo, conversar e alinhar processos internos com a equipe de arquitetos, enviar mensagens para os clientes e fornecedores, fazer parcerias, responder orçamentos, entre outros.

Para maior comodidade e segurança, é muito importante que você contrate um domínio próprio para ter o seu e-mail profissional. Assim, toda a comunicação feita pela sua empresa estará com você no caso do desligamento de um funcionário.

O grande diferencial do e-mail profissional comparado com os grátis é que ele é personalizado, por exemplo:  nomedofuncionario@nomedoescritorio.com.br. Assim, todos os funcionários serão considerados porta-vozes da empresa e se comunicarão por e-mail, não com a sua opinião pessoal, mas representando a empresa de um modo geral.

Outro ponto importante: quando você opta por ter um e-mail  com domínio próprio é possível enviar e-mails markerting e newsletter personalizados aos seus clientes e parceiros. Essas são excelentes estratégias para se comunicar e falar sobre novos negócios do seu escritório, sem que os seus e-mails sejam reconhecidos como vírus ou redirecionados para a caixa de SPAM.

Por que devo usar o e-mail profissional?

Além de todos os pontos positivos falados acima, deixar para trás o seu e-mail no Google, Yahoo ou Hotmail pode trazer diversos benefícios para o seu escritório.

Confira abaixo os principais motivos para você utilizar o e-mail profissional como ferramenta de comunicação:

Credibilidade

Essa é uma das principais vantagens que devemos destacar ao utilizar o e-mail profissional para o seu escritório de arquitetura. Com ele é possível transmitir uma imagem positiva e de confiança, através de mensagens profissionais escritas com cordialidade e enviadas por um e-mail de domínio próprio registrado com a sua marca.

O e-mail profissional deve ser usado para tratar de assuntos extremamente profissionais e garantir um bom posicionamento de marca, além de trazer novas conquistas e reconhecimento para o escritório.

Ah, não se esqueça de fazer uma assinatura de e-mail personalizada para cada membro sua equipe, esse é outro ponto que gera muita credibilidade aos olhos do cliente!

Organização

Como o e-mail profissional é a representação da sua marca, ele é extremamente importante para a organização dos processos internos da empresa. Por isso, analise as ferramentas que o domínio do seu escritório de arquitetura oferece e aproveite para alinhar pontos importantes com a sua equipe.

Uma forma bem flexível de fazer isso é criando pastas ou documentos com temas relevantes para separar os assuntos discutidos dentro do escritório, como por exemplo “projetos em andamento”, “orçamentos”, “assuntos gerais”. Assim, ficará mais fácil de localizar um assunto em específico e você não precisará ficar perdido caso precise lidar com alguma urgência.

Segurança

O e-mail utilizado no dia a dia do trabalho é de total prioridade da empresa. Ou seja, os gestores podem  ter acesso ao e-mail profissional de cada funcionário  para garantir uma segurança maior das mensagens que entram e saem de cada e-mail.

Esse é um assunto bem polêmico, por isso a recomendação do próprio Tribunal Superior do Trabalho é que informações prévias de todos os usos adequados do e-mail profissional sejam repassadas na contratação. Tudo para não acontecer interferência entre vida pessoal e profissional e preservar a imagem do escritório.

Agora você já sabe! Para ter maior reconhecimento no mercado de arquitetura, muita organização, segurança e profissionalismo é importante ter um e-mail com domínio próprio e realizar estratégias de posicionamento de marca para fortalecê-lo! E aí, o que você acha de investir em um e-mail profissional para o seu escritório de arquitetura?

Aproveite e fique por dentro de várias outras dicas e curiosidades de e-mail para escritório de arquitetura no nosso blog da arquitetura!