gerenciamento de tempo para arquitetos é assunto que constantemente aparece nas nossas conversas com arquitetos de todo o Brasil.

Aprendemos como é importante utilizar melhor nosso tempo para executar todas as tarefas do escritório e atender nossos clientes com a qualidade que eles merecem.

Gerenciamento de tempo

É importante utilizar seu tempo para realizar todas as tarefas que cercam o seu dia-a-dia. É preciso gerenciar melhor cada projeto do seu escritório, entendendo o que precisa ser feito com cada tarefa.

Todo arquiteto sabe que o seu tempo é o bem mais precioso do seu negócio.

Mas como ter mais tempo para executar melhor os seus projetos?

Este é o desafio dos tempos que vivemos.

Ganhando produtividade

Para ser produtivo e mais eficiente no seu ambiente de trabalho é preciso conhecer técnicas e ferramentas de gerenciamento do seu tempo. Elas vão lhe ajudar a organizar melhor o quer precisa ser feito.

A chave para uma boa administração do tempo é definição de prioridades

Saber diferenciar o que é urgente do que é importante e não ceder às pressões que o cercam é fundamental.

E para facilitar este processo, nós separamos algumas dicas que irão lhe ajudar a ter mais tempo para focar no seu escritório.

Se é urgente e muito importante, deve ser feito imediatamente!

Esse modelo de classificação de tarefas com pesos para urgência e importância é um dos caminhos a serem seguidos. Existem outros, mas na nossa experiência com projetos esse é o que se adapta melhor ao mundo da Arquitetura.

Classificando as urgências

Se você tem uma tarefa que é urgente e muito importante, ela deve ir para o topo da sua lista do dia (que não deve ter mais do que 3 tarefas). E se não é tão importante, mesmo sendo urgente, vai descendo na sua todo-list.

Vamos diferenciar para não deixar dúvidas.

  • Urgente é tudo aquilo que se não for resolvido imediatamente (ou o quanto antes) tem potencial de causar problemas e se tornar prejudicial à imagem e reputação do seu escritório;
  • Importante é tudo aquilo com potencial de gerar resultados.

Portanto a ideia é apagar o fogo antes de construir o prédio.

Definir prioridades é fundamental

Esse primeiro passo é essencial na definição de prioridades, mas cuidado! É também aquele que a maioria acaba errando.

Lembre-se: uma quantidade muito grande de tarefas vai gerar confusão e frustração.

Conheça o seu limite

Você sabe quantas tarefas consegue executar por dia? Se não sabe, precisa monitorar a sua média diária e conhecer isso.

Se você executa 10 tarefas em um dia, mas vai perdendo produtividade no meio do dia, algo está errado.

Do lado oposto, se faz somente duas e fica o dia todo procrastinando, tem um problema grave de produtividade.

Monitore e meça

Saiba bem quantas tarefas é capaz de fazer com qualidade por dia e não ultrapasse esse limite! Muitas tarefas = produção de menos

Quanto maior o número de tarefas mais fácil é se perder na confusão.

Você pode me dizer que há sempre muitas urgências.

Na maioria das vezes, são elas que nos fazem ficar perdidos em prioridades e deixar de fazer o que é importante para o escritório.

Uma dica: 

Trace um objetivo simples para o seu dia e planeje suas tarefas para o dia. Um objetivo mais complexo para a sua semana e uma meta para o mês ou o ano.

Faça isso antes que aquilo que era somente importante se torne urgente.

O seu tempo livre é essencialmente uma oportunidade para reorganizar cada tarefa que deixou de ser feita e que devem ser encaradas com uma possível urgência no dia seguinte.

Aproveite-o também.

Monte uma programação detalhada

Para gerar soluções, é preciso se organizar corretamente.

Existem ferramentas como o Trello que facilita a implementação da técnica do GTD no seu escritório.

Mas o que é GTD?

Getting Things Done ou G.T.D. é um método de gerenciamento de ações que dá nome ao livro de David Allen.

Allen é um consultor e instrutor em produtividade, criador deste método de gerenciamento de tempo. No Brasil este livro foi inicialmente lançado em 2001 com o título “Produtividade Pessoal – A arte da produtividade sem stress” mas na sua versão atual é o “A arte de fazer acontecer“.

Mas para começar a usar as suas técnicas você não precisa ser um especialista na metodologia para começar a ter resultados.

Seja por meio de listas de tarefas, de um calendário com todos os seus compromissos anotados, usando o básico das técnicas acima o seu escritório já começa a sentir os resultados de um bom gerenciamento de tempo e de tarefas.

Use a tecnologia a seu favor

Existem muitos aplicativos e plataformas para smartphone que vão transformar esse aparelho numa verdadeira secretária eletrônica no seu bolso.

Se você sincronizar a agenda do Google, ou o Trello, com o seu aparelho e o e-mail do trabalho vai poder ser avisado de compromissos e tarefas urgentes ou importantes na hora que precisam ser feitas.

Sincronizando isso com o seu computador você tem uma máquina de gerenciamento de tempo para arquitetos.

Coragem para se desfazer de tarefas inúteis

Let it Go! 

Essa frase da animação Frozen nunca foi tão adequada: Deixe ir!

Nós nos acostumamos a fazer as mesmas coisas, do mesmo jeito, todos os dias que já nem percebemos.

Mas essas tarefas feitas de qualquer maneira, já não lhe trazem mais resultados.

Ter coragem para se livrar delas é essencial para evitar o stress. E não se engane, mesmo as atividades de curto prazo, que aparentemente não tomam muito do seu tempo, precisam de uma avaliação agressiva.

Quais delas são urgentes e precisam de atenção imediata?

Gerenciar melhor o seu tempo livre é cada vez mais essencial no dia a dia da sua profissão.